Kinh doanh: 
Quý khách hàng đang muốn mua một chiếc xe tải nói riêng và các dòng xe ô tô khác nói chung thì đều trãi qua quá trình thỏa thuận, kí kết với bên đơn vị bán xe. Vậy thì liệu trong quá trình từ lúc kí hợp đồng cho đến lúc giao xe thì sẽ diễn ra những thủ tục gì.?
Có hai phương thức chính khi khách hàng mua một chiếc xe ô tô đó là mua bằng tiền mặt (trả thẳng) hoặc mua góp ngân hàng (vay qua ngân hàng). Vậy thì bài viết này có thể giúp ích cho khách hàng hình dung trước được quá trình thủ tục khi đi mua một chiếc xe ô tô.
Cơ bản hai quá trình này đếu giống nhau chính là khi bên bán nhận đủ 100% giá trị xe thì sẽ giao xe cho bên mua. Chỉ khác là khi mua xe vay ngân hàng thì bên bán sẽ hổ trợ làm ngân hàng cho bên mua và mất thêm thời gian ngân hàng thẩm định hồ sơ khi vay và giải ngân khi đã cho vay. Quý khách hàng có thể yên tâm về vấn đề này khi được nhân viên tư vấn trực tiếp khi mua xe.
Quy trình mua xe bằng tiền mặt (Trả thẳng):
Sơ đồ tóm tắt quá trình mua xe tiền mặt
Diễn giải chi tiết quá trình mua xe bằng tiền mặt:
| Stt | Diễn giải nội dung | Trách nhiệm | Phối hợp | Biểu mẫu |
| B1 | TƯ VẤN BÁN HÀNG
– NVBH tư vấn sản phẩm theo nhu cầu mua của khách hàng và tiếp nhận đơn hàng – Kiểm tra, xem xét đối chiếu và xác nhận tình trạng hàng hóa tại Công ty. |
KD | ||
| B2 | LẬP VÀ KÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN
– Cập nhật thông tin KH để theo dõi tiến độ thực hiện Hợp đồng, Sắp xếp xe và báo cáo TP.KD. – Sau khi thống nhất giá bán và KH đồng ý ký HĐ. NVBH chuẩn bị dữ liệu theo biểu mẫu “Phiếu đề nghị hợp đồng”. – Trường hợp, chi hoa hồng cho người môi giới, NVBH phải điền đầy đủ thông tin về người nhận tiền môi giới (tên, điện thoại, CMND…) và số tiền môi giới để TP.KD và TGĐ ký duyệt. – Đối với những xe đóng thùng tại Công ty, NVBH thực hiện theo quy trình đóng thùng liên kết (nếu có). – NVBH soạn thảo và hoàn thiện HĐMB căn cứ theo đơn hàng đã xác nhận thống nhất với KH. HĐMB được làm thành 04 bản. – NVBH trình HĐMB, thông tin môi giới, giá bán TP.KD kiểm tra, xem xét và ký nháy sau đó trình TGĐ ký, đóng dấu. Trường hợp TGĐ không đồng ý nội dung HĐMB thì thực hiện lại HĐMB. – Ký kết HĐ với khách hàng. · Nếu nội dung HĐMB không khớp với thực tế thì NVBH sẽ tiến hành làm Phụ lục HĐMB. Phụ lục HĐMB được làm thành 04 bản, KH giữ 01 bản, KD sẽ bàn giao 01 bản chính còn lại cho Kế toán thuế và lưu 01 bản. · Nếu đã ký HĐ và bị lỗi thì truy hồi, hủy bỏ hoặc bị thất lạc thì lập lại HĐMB. – Sau khi các bên ký hợp đồng giao KH giữ 02 bản, KD giữ 01 bản, P.KTTC giữ 01 bản. |
KD,
B.TGĐ |
KTTC | BM/HDMBX-01
BM/HDMBX-02 BM/HDMBX-03 |
| B3 | NHẬN CỌC
– NVBH thông báo với P.KTTC lập phiếu thu (đối với KH đặt cọc bằng tiền mặt) và hướng dẫn KH nộp tiền đặt cọc cho P.KTTC. – Khách hàng đặt cọc (giá trị cọc: 15%GTHĐ) – Kế toán thực hiện nhận đặt cọc và đặt giao dịch theo dõi – Tuy nhiên, KD cũng cần phải có sự theo dõi giao dịch để nắm thông tin diễn biến của đơn hàng. |
KD, KT,
KH |
||
| B4 | THEO DÕI ĐƠN HÀNG
– NVBH và Kế toán theo dõi đơn hàng đồng thời Kế toán thông báo Kho chuẩn bị đối tượng hàng hóa đã ký kết với khách hàng. |
KD, KTTC | ||
| B5 | ĐẶT XE & ĐỀ NGHỊ HỒ SƠ XE
– NVBH viết giấy “phiếu yêu cầu chuẩn bị hồ sơ xe” trình TP.KD và TGĐ ký duyệt sau đó mang qua P.KTTC để xuất hồ sơ. – Trong bước này, NVBH lập “phiếu đề nghị PDS” (lắp thêm option) theo yêu cầu của KH (nếu có) gửi qua P.DV. Đây là thời điểm PDS sơ bộ khi KH có nhu cầu lắp thêm phụ kiện (việc lắp option được thực hiện trước khi đem xe đi đăng ký). Việc PDS sẽ phải được thực hiện lại một lần cuối cùng một cách hoàn chỉnh nhất trước khi giao xe cho khách hàng. |
KTTC, KD | DV | BM/HDMBX-04
BM/HDMBX-05
|
| B6 | CHUẨN BỊ HỒ SƠ XE
– NVBH nhận toàn bộ hồ sơ bản gốc của xe từ P.KTTC (trường hợp bộ hồ sơ xe gửi tại Ngân hàng thì NVBH hỗ trợ P.KTTC để lấy về giao cho khách). Bộ hồ sơ bao gồm: · Xe lắp ráp: phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, giấy chứng nhận chất lượng ATKT và bảo vệ môi trường, tờ khai hàng hoá, bảng kê chi tiết số khung, số máy, hoá đơn nối, bản cà số khung, số máy, … · Xe nhập khẩu: tờ khai nguồn gốc, giấy chứng nhận ATKT và bảo vệ môi trường hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng ATKT và bảo vệ môi trường, tờ khai hải quan, bảng kê chi tiết, hoá đơn nối, bản cà số khung, số máy, … |
KTTC | KD | |
| B7 | KH THANH TOÁN LẦN 2, XUẤT HÓA ĐƠN & GIAO HỒ SƠ
– NVBH thông báo cho khách hàng nộp toàn bộ số tiền thanh toán còn lại theo hợp đồng để P.KTTC xuất hoá đơn và cấp hồ sơ đi làm thủ tục đăng ký xe. – P.KTTC thực hiện xuất hóa đơn & giao hồ sơ xe. – NVBH chuẩn bị thủ tục bàn giao xe – Trong bước này, NVBH viết giấy “Đề nghị chuẩn bị xe” trình ký duyệt và chuyển qua P.DV và thủ kho xe để chuẩn bị xe cho khách. |
KTTC, KD, KH | DV
Thủ kho xe |
|
| B8 | ĐĂNG KÝ XE
– Sau khi xuất hoá đơn và chuẩn bị hồ sơ gốc của xe, NVBH kết hợp với khách hàng làm thủ tục đăng ký xe. – NVBH phải lập “Phiếu đề nghị mượn xe” để tạm xuất xe đi đăng kí. – Nếu khách hàng tự đăng ký thì phải viết “Giấy đề nghị mượn xe” có chữ ký hợp pháp của người đại diện (đóng dấu đỏ đối với khách hàng là doanh nghiệp) và phải có NVBH đi theo xe. |
KD, KH | BM/HDMBX-06.1
BM/HDMBX-06.2 BM/HDMBX-07 |
|
| B10 | GIAO XE
– Nguyên tắc chung: Khách hàng phải thanh toán toàn bộ 100% giá trị Hợp đồng mới bàn giao xe. – P.DV thực hiện công việc PDS lần cuối theo phiếu kiểm tra PDS cho xe trước khi giao khi nhận được phiếu “đề nghị chuẩn bị xe” của KD tại bước 07 (B07) – NVBH chuẩn bị “Biên bản bàn giao xe và hồ sơ xe” và hẹn khách hàng đến Công ty nhận xe. – Khi khách hàng đến Công ty nhận bàn giao xe, NVBH yêu cầu khách hàng kiểm tra đầy đủ các nội dung ghi trong biên bản bàn giao sau đó đề nghị khách hàng ký nhận bàn giao và giao xe và hồ sơ xe cho khách hàng. – Biên bản bàn giao được lập thành 03 bản, khách hàng giữ 01 bản, KD lưu 01 bản, kho xe 01 bản. – NVBH chuẩn bị “Giấy ra cổng” và chuyển cho P.KTTC kiểm tra việc thanh toán đối với chiếc xe này sau đó chuyển TGĐ ký duyệt (hoặc kế toán trưởng ký duyệt giấy ra cổng trong trường hợp TGĐ vắng mặt tại Công ty). Giấy ra cổng này giao cho khách hàng để chuyển cho bảo vệ Công ty trước khi xe ra cổng. |
KD, DV | KTTC, BV | BM/HDMBX-08
BM/HDMBX-09 BM/HDMBX-10 BM/HDMBX-11 |
| B11 | LƯU HỒ SƠ & CHĂM SÓC SAU BÁN HÀNG
– Lưu thông tin khách hàng: TP.KD và Sale Admin có nhiệm vụ lưu giữ thông tin khách hàng, ngoài ra NVBH sau khi hoàn tất thủ tục giao xe cho khách hàng cần phải lưu lại thông tin chi tiết về khách hàng cũng như về loại xe để tiện cho việc chăm sóc khách hàng. – Trong vòng 48 giờ sau khi giao xe NVBH cần phải gọi điện hỏi thăm khách hàng. |
KD |
Quy trình mua xe vay ngân hàng (Trả góp):
Sơ đồ mua xe trả góp (vay ngân hàng)
Diễn giải chi tiết quá trình mua xe trả góp (vay ngân hàng):
| Stt | Diễn giải nội dung | Trách nhiệm | Phối hợp | Biểu mẫu |
| B1 | TƯ VẤN BÁN HÀNG
– NVBH tư vấn sản phẩm theo nhu cầu mua của khách hàng đồng thời tư vấn tín dụng và tiếp nhận đơn hàng – Kiểm tra, xem xét đối chiếu và xác nhận tình trạng hàng hóa tại Công ty. |
KD | KT | |
| B2 | LẬP VÀ KÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN
– Cập nhật thông tin KH để theo dõi tiến độ thực hiện Hợp đồng, Sắp xếp xe và báo cáo TP.KD. – Sau khi thống nhất giá bán và KH đồng ý ký HĐ. NVBH chuẩn bị dữ liệu theo biểu mẫu “Phiếu đề nghị hợp đồng”. – Trường hợp, chi hoa hồng cho người môi giới, NVBH phải điền đầy đủ thông tin về người nhận tiền môi giới (tên, điện thoại, CMND…) và số tiền môi giới để TP.KD và TGĐ ký duyệt. – Đối với những xe đóng thùng tại Công ty, NVBH thực hiện theo quy trình đóng thùng liên kết (nếu có). – NVBH soạn thảo và hoàn thiện HĐMB căn cứ theo đơn hàng đã xác nhận thống nhất với KH. HĐMB được làm thành 04 bản. – NVBH trình HĐMB, thông tin môi giới, giá bán TP.KD kiểm tra, xem xét và ký nháy sau đó trình TGĐ ký, đóng dấu. Trường hợp TGĐ không đồng ý nội dung HĐMB thì thực hiện lại HĐMB. – Ký kết HĐ với khách hàng. · Nếu nội dung HĐMB không khớp với thực tế thì NVBH sẽ tiến hành làm Phụ lục HĐMB. Phụ lục HĐMB được làm thành 04 bản, KH giữ 01 bản, KD sẽ bàn giao 01 bản chính còn lại cho Kế toán thuế và lưu 01 bản. · Nếu đã ký HĐ và bị lỗi thì truy hồi, hủy bỏ hoặc bị thất lạc thì lập lại HĐMB. – Sau khi các bên ký hợp đồng giao KH giữ 02 bản, KD giữ 01 bản, P.KTTC giữ 01 bản. |
KD, B.TGĐ
|
KT
|
BM/HDMBX-01
BM/HDMBX-02 BM/HDMBX-03 |
| B3 | NHẬN CỌC
– NVBH thông báo với P.KTTC lập phiếu thu (đối với KH đặt cọc bằng tiền mặt) và hướng dẫn KH nộp tiền đặt cọc cho P.KTTC. – Khách hàng đặt cọc – Kế toán thực hiện nhận đặt cọc & đặt giao dịch theo dõi – Tuy nhiên, KD cũng cần phải có sự theo dõi giao dịch để nắm thông tin diễn biến của đơn hàng. |
KD, KT,
KH |
||
| B4 | THEO DÕI ĐƠN HÀNG
– NVBH và Kế toán theo dõi đơn hàng đồng thời Kế toán thông báo Kho chuẩn bị đối tượng hàng hóa đã ký kết với khách hàng. |
KD, KT | KHO XE | |
| B5 | CHUẨN BỊ HỒ SƠ VAY NGÂN HÀNG
– Đối với những khách hàng có nhu cầu vay vốn Ngân hàng thì NVBH đề nghị khách hàng chuẩn bị các loại giấy tờ (bản photo) sau: · Đối với khách hàng cá nhân: Hộ khẩu, CMND, giấy đăng ký kết hôn của hai vợ chồng (đối với người đã có gia đình), giấy chứng nhận độc thân có xác nhận của địa phương (đối với người chưa có gia đình). Cung cấp các giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập hàng tháng: phương án kinh doanh, sổ sách, chứng từ hoá đơn, hợp đồng vận chuyển (nếu có)… · Đối với khách hàng là doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký KD, mã số thuế, báo cáo thuế 03 tháng gần nhất, báo cáo tài chính năm gần nhất, các hợp đồng mua bán gần nhất… P/s: Tùy theo từng yêu cầu của từng Ngân hàng cho vay. |
KD, KT, NH | ||
| B6 | THẨM ĐỊNH
– Sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ trên (B5), NVBH kết hợp cùng khách hàng chuyển giao cho Ngân hàng mà khách hàng vay vốn. – Nếu Ngân hàng từ chối cho vay thì NVBH làm việc với khách hàng để tiến hành thanh lý Hợp đồng & trả lại tiền đặt cọc. – Nếu Ngân hàng đồng ý cho khách hàng vay vốn và có “Thông báo chấp thuận cho vay vốn” thì tiếp tục các công việc tiếp theo. |
KD, KH, NH | BM/HDMBX-04
|
|
| B7 | THÔNG BÁO CHO VAY
– Trường hợp Ngân hàng đồng ý cho vay, NVBH thông báo cho khách hàng nộp toàn bộ số tiền trả trước (đã bao gồm cả tiền đặt cọc). Đây là số tiền KH phải thanh toán sau khi đã trừ đi số tiền Ngân hàng đồng ý cho vay để P.KTTC xuất hoá đơn và cấp hồ sơ làm thủ tục đăng ký xe. Ghi chú: Trong quá trình vay vốn hoặc chờ ngân hàng giải ngân nếu có những vấn đề phát sinh mà khách hàng không thể tiếp tục mua xe và đề nghị Công ty hoàn trả lại tiền đặt cọc thì NVBH phải báo trước cho TP.KD để TP.KD cùng B.TGĐ đưa ra giải pháp xử lý. Nếu đồng ý, NVBH hướng dẫn khách hàng viết phiếu đề nghị rút tiền cọc chuyển TP.KD và TGD ký xét duyệt, sau đó làm biên bản thanh lý Hợp đồng chuyển qua P.KTTC hoàn tất thủ tục rút tiền đặt cọc. NVBH chuyển 01 bản thanh lý Hợp đồng cho Sale Admin quản lý và theo dõi loại bỏ khách hàng này trong danh sách theo dõi hàng tồn. Trường hợp khách hàng yêu cầu trả cọc sẽ xảy ra 02 trường hợp cụ thể sau: · Trường hợp 1: Nếu KH nhờ Công ty thực hiện các thủ tục vay Ngân hàng mà Ngân hàng không đồng ý cho vay thì đồng ý trả cọc 100% cho KH. · Trường hợp 2: Nếu KH tự đi vay, mà Ngân hàng không đồng ý cho vay thì NVKD báo cáo cho TP.KD, TGĐ để xem xét giải quyết. |
NH | KD, KH, KT | BM/HDMBX-04
|
| B8 | ĐẶT XE & ĐỀ NGHỊ HỒ SƠ XE
– NVBH viết giấy “phiếu yêu cầu chuẩn bị hồ sơ xe” trình TP.KD và TGĐ ký duyệt sau đó mang qua P.KTTC để xuất hồ sơ. – Trong bước này, NVBH lập “phiếu đề nghị PDS” (lắp thêm option) theo yêu cầu của KH (nếu có) gửi qua P.DV. Đây là thời điểm PDS sơ bộ khi KH có nhu cầu lắp thêm phụ kiện (việc lắp option được thực hiện trước khi đem xe đi đăng ký). Việc PDS sẽ phải được thực hiện lại một lần cuối cùng một cách hoàn chỉnh nhất trước khi giao xe cho khách hàng. |
KT, KD | DV | BM/HDMBX-05
BM/HDMBX-06
|
| B9 | CHUẨN BỊ HỒ SƠ XE
– P.KTTC chuẩn bị toàn bộ hồ sơ bản gốc của xe. (trường hợp bộ hồ sơ xe gửi tại Ngân hàng thì NVBH hỗ trợ P.KTTC để lấy về giao cho khách). Bộ hồ sơ bao gồm: · Xe lắp ráp: phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, giấy chứng nhận chất lượng ATKT và bảo vệ môi trường, tờ khai hàng hoá, bảng kê chi tiết số khung, số máy, hoá đơn nối, bản cà số khung, số máy, … · Xe nhập khẩu: tờ khai nguồn gốc, giấy chứng nhận ATKT và bảo vệ môi trường hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng ATKT và bảo vệ môi trường, tờ khai hải quan, bảng kê chi tiết, hoá đơn nối, bản cà số khung, số máy, … |
KD | KT | |
| B10 | THANH TOÁN, XUẤT HÓA ĐƠN & GIAO HỒ SƠ
– NVBH đề nghị & hướng dẫn khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền trả trước (ngoài số tiền Ngân Hàng đồng ý cho vay) tại P.KTTC. – P.KTTC thực hiện xuất hóa đơn. – P.KTTC thực hiện giao hồ sơ xe. |
KD, KT, KH | ||
| B11 | ĐĂNG KÝ XE
– Sau khi xuất hoá đơn và chuẩn bị hồ sơ gốc của xe, NVBH kết hợp với khách hàng làm thủ tục đăng ký xe. – NVBH phải lập “Phiếu đề nghị mượn xe” để tạm xuất xe đi đăng kí. – Nếu khách hàng tự đăng ký thì phải viết “Giấy đề nghị mượn xe” có chữ ký hợp pháp của người đại diện (đóng dấu đỏ đối với khách hàng là doanh nghiệp) và phải có NVBH đi theo xe. |
KD,KH | BM/HDMBX-07.1
BM/HDMBX-07.2 |
|
| B12 | GIẤY HẸN ĐĂNG KÝ XE – ĐĂNG KÝ GỐC
– Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký xe, NVBH kết hợp cùng khách hàng chuyển Đăng ký xe (hoặc giấy hẹn lấy đăng ký xe) cho Ngân hàng để tiến hành làm thủ tục giải ngân đồng thời NVBH viết giấy “Đề nghị chuẩn bị xe” trình ký duyệt và chuyển qua P.DV và Thủ kho xe để chuẩn bị xe cho khách. P.DV sử dụng lại |
KD | DV
Thủ kho xe |
BM/HDMBX-08 |
| B13 | NHẬN TIỀN GIẢI NGÂN
– P.KTTC thông báo đã nhận được toàn bộ số tiền Ngân hàng cho vay theo đúng thông báo chấp thuận cho vay của Ngân hàng phát hành thì NVBH tiến hành làm thủ tục bàn giao xe cho khách hàng. |
KT | KD | |
| B14 | GIAO XE
– Nguyên tắc chung: Khách hàng phải thanh toán toàn bộ 100% giá trị Hợp đồng mới bàn giao xe. – P.DV thực hiện công việc PDS lần cuối theo phiếu kiểm tra PDS cho xe trước khi giao khi nhận được phiếu “đề nghị chuẩn bị xe” của KD tại bước 12 (B12). – NVBH chuẩn bị “Biên bản bàn giao xe và hồ sơ xe” và hẹn khách hàng đến Công ty nhận xe. – Khi khách hàng đến Công ty nhận bàn giao xe, NVBH yêu cầu khách hàng kiểm tra đầy đủ các nội dung ghi trong biên bản bàn giao sau đó đề nghị khách hàng ký nhận bàn giao và giao xe và hồ sơ xe cho khách hàng. – Biên bản bàn giao được lập thành 03 bản, khách hàng giữ 01 bản, KD lưu 01 bản, kho xe 01 bản – NVBH chuẩn bị “Giấy ra cổng” và chuyển cho P.KTTC kiểm tra việc thanh toán đối với chiếc xe này sau đó chuyển TGD ký duyệt (hoặc kế toán trưởng ký duyệt giấy ra cổng). Giấy ra cổng này giao cho khách hàng để chuyển cho bảo vệ Công ty trước khi xe ra cổng. |
KD, DV | KT | BM/HDMBX-09
BM/HDMBX-10 BM/HDMBX-11 BM/HDMBX-12
|
| B15 | LƯU HỒ SƠ & CHĂM SÓC SAU BÁN HÀNG
– Lưu thông tin khách hàng: TP.KD và Sale Admin có nhiệm vụ lưu giữ thông tin khách hàng, ngoài ra NVBH sau khi hoàn tất thủ tục giao xe cho khách hàng cần phải lưu lại thông tin chi tiết về khách hàng cũng như về loại xe để tiện cho việc chăm sóc khách hàng. – Trong vòng 48 giờ sau khi giao xe NVBH cần phải gọi điện hỏi thăm khách hàng. |
KD, KT |
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ THƯƠNG MẠI PHÚ MỸ
